Hvaða upplýsingum er safnað?

Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem félagið kann að safna um þig, m.a. úr umsóknarformi, ferilskrá, starfsviðtali eða frá meðmælendum:

• Nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer, tölvupóstfang, kyn, þjóðerni
• Ferilskrár og upplýsingar um menntun, þjálfun og hæfni
• Upplýsingar um starfsferil og reynslu
• Upplýsingar frá meðmælendum
• Upplýsingar um rétt til að starfa á Íslandi
• Upplýsingar úr sakaskrá, þegar starf felur í sér umsýslu fjármuna, öryggi gesta og varðveislu eigna fyrirtækisins og gesta þess

Auk framangreindra upplýsinga kann Keilir einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem þú lætur félaginu í té í umsóknarferlinu, s.s. upplýsingar um fjölskylduhagi, áhugamál og annað sem þú vilt koma á framfæri.

Að meginstefnu til aflar Keilir persónuupplýsinga beint frá þér. Aftur á móti kann upplýsinga einnig að vera aflað frá umsagnaraðilum. Það er þó aðeins gert sért þú í lokahóp þeirra sem koma til greina fyrir starf og upplýst er um það fyrirfram, í viðtali eða eftir viðtal.

Af hverju við söfnum persónuupplýsingum og á hvaða grundvelli: 

Keilir safnar ýmsum persónuupplýsingum um umsækjendur um störf og fer vinnsla og söfnun að hluta til eftir eðli þess starfs sem sótt er um. Keilir safnar persónuupplýsingum um umsækjendur fyrst og fremst til að leggja mat á hæfni viðkomandi til að gegna því starfi sem um ræðir. Persónuupplýsingarnar eru unnar í tengslum við umsókn umsækjanda um starf hjá Keili, þ.e. á grundvelli þess að umsækjandi sækist eftir ráðningarsambandi við Keili. Keilir hefur einnig lögmæta hagsmuni af því að vinna úr persónuupplýsingum umsækjenda meðan á ráðningaferli stendur til að velja hæfasta umsækjandann í viðkomandi starf og til að halda skrá yfir ráðningaferlið sjálft. Komi til þess að Keilir óski eftir upplýsingum um hvort umsækjandi sé á sakaskrá þá byggir sú vinnsla á lögmætum hagsmunum Keilis. Vinnsla á upplýsingum úr sakaskrá kann jafnframt að byggja á samþykki þínu. Rétt vinnsla gagna frá umsækjendum gerir okkur kleift að stýra ráðningaferlinu, meta og staðfesta hæfni umsækjenda fyrir starfið og taka ákvarðanir út frá því hverjum skal bjóða starf. Í sumum tilfellum þurfum við að vinna úr upplýsingum til þess að tryggja að við séum að uppfylla lagalegar skyldur okkar. Til dæmis er nauðsynlegt í ákveðnum tilvikum að ganga úr skugga um að umsækjandi hafi réttindi til að starfa hér á landi áður en að ráðningu verður.

Keilir getur einnig flokkað gögn í einstaka flokka, svo sem í þjóðerni, kyn og aldur til að fylgjast með og skrá tölfræði ráðningaferla. Enn fremur þurfum við að óska eftir upplýsingum og vinna úr þeim til að afgreiða umsókn þína ef til ráðningar kemur.

Aðgangur að upplýsingum um umsækjendur takmarkast við þá sem taka þátt í ráðningaferli og viðtölum, stjórnendur viðeigandi sviða, skjalastjóri og starfsmenn í tæknideild ef aðgangur þeirra gerist nauðsynlegur. Upplýsingarnar eru geymdar á nokkrum stöðum, þar með talið á umsóknarforminu og öðrum tölvu- og stjórnunarkerfum (þ.m.t. tölvupósti). Tekið skal fram að Keilir nýtir sér vinnsluaðila í tengslum við upplýsingatækniþjónustu þar sem persónuupplýsingar þínar kunna þá að vera hýstar. Keilir leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sértöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

Geymsla gagna:

Ef umsókn þín leiðir ekki til ráðningar í tiltekið starf, geymir Keilir þína á skrá í skjalavörslukerfi Keilis, eftir ráðningu í starfið fyrir önnur starfstækifæri sem gætu átt við þína reynslu. Keili er ekki heimilt að eyða þeim upplýsingum vegna laga um opinber skjalasöfn en upplýsingum um umsækjendur er eytt af öllum öðrum rafrænum gagnasöfnum og safnað saman í skjalavörslukerfi Keilis í lokuðu máli að vinnslu lokinni.

Ef umsókn þín leiðir til ráðningar verða perónuupplýsingar, sem safnað hefur verið á meðan á ráðningaferlinu stóð, fluttar í skjalavörslukerfi Keilis (rafrænt og á pappír) og varðveittar í samræmi við lög um opinber skjalasöfn. Þá gilda viðeigandi lög og reglur um vinnslu og varðveislu persónuupplýsinga starfsmanns sem kynntar verða honum sérstaklega.

Réttindi þín hvað varðar þær persónuupplýsingar sem unnið er með: 

Þegar unnið er með þínar persónuupplýsingar, hefur þú ákveðin réttindi. Þú getur:

• óskað eftir aðgangi og í ákveðnum tilvikum afritum að þínum upplýsingum,
• krafist þess að Keilir leiðrétti rangar eða ófullnægjandi persónuupplýsingar um þig,
• mótmælt vinnslu persónuupplýsinga þegar Keilir styður vinnsluna við lögmæta hagsmuni félagsins,
• við ákveðnar aðstæður farið fram á það að Keilir sendi upplýsingar sem þú hefur látið félaginu í té beint til þriðja aðila.

Ef þú vilt nýta þér framangreind réttindi eða hefur spurningar vegna vinnslu og varðveislu persónuupplýsinga þinna skaltu hafa samband við personuvernd@keilir.net.

Ef þú telur að Keilir hafi ekki fullnægt persónuverdarréttindum þínum, getur þú haft samband við Persónuvernd (www.personuvernd.is)